在這個互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，企業(yè)郵箱在企業(yè)管理中必不可少，越來越多的單位依靠電子郵件進行日常辦公。如果把互聯(lián)網(wǎng)比作生命，那么數(shù)據(jù)則是血液，其價值尤為重要。

伴隨著郵件的日常應用，所產(chǎn)生的郵件數(shù)據(jù)量日趨增多。面對往來的郵件，很多人都是看完電子郵件就扔在一旁不管，導致電子郵件常年堆積成山，給接下來的使用帶來巨大不便，花大量時間浪費在尋找上。如何將海量的郵件數(shù)據(jù)進行安全儲存、長期保存、實時調(diào)閱、快速恢復以及遵從相關法規(guī)等問題已經(jīng)日益凸顯，成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重點與難點。

在這些問題的促使下，郵件歸檔成為企業(yè)管理主流，成為企業(yè)信息儲存的必要手段。

從公司經(jīng)營管理角度來看。

電子郵件已經(jīng)是企業(yè)最為重要的通訊手段，已經(jīng)是連接企業(yè)內(nèi)外部最常用的載體，每個企業(yè)都有想通過員工電子郵件來了解、記錄企業(yè)員工工作活動狀況的需求，這是郵件歸檔的最基本訴求。另一方面，電子郵件可能會包含一些敏感或機密信息，這些信息的泄露是通過電子郵件發(fā)生的，企業(yè)有必要對郵件內(nèi)容做一些管控或?qū)徲?，避免不必要的損失。

從企業(yè)內(nèi)容管理、知識庫管理角度來看。

電子郵件作為企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)與外部客戶、合作伙伴等溝通的橋梁，承載了大量的溝通內(nèi)容，這些都是企業(yè)無形的數(shù)字財富，對企業(yè)來說都是寶貴的資產(chǎn)。而且郵件數(shù)據(jù)是動態(tài)遞增的，如果有一個工具能自動進行科學的內(nèi)容分類，按時間、部門、重要等級或價值等來進行歸檔保存，無疑是對企業(yè)知識管理的巨大補充，會形成動態(tài)的工作知識庫，每個員工隨時可以通過查詢歷史郵件找到自己所需的那封郵件，郵件歸檔系統(tǒng)是最好的企業(yè)非結(jié)構(gòu)化知識數(shù)據(jù)管理知識庫。

從企業(yè)運營成本角度來看。

大數(shù)據(jù)時代的到來對企業(yè)存儲帶來了巨大挑戰(zhàn)，企業(yè)的郵件數(shù)據(jù)量是每日攀升的，如果任由員工長期保存，企業(yè)的郵件系統(tǒng)性能無法承受，存儲成本也吃不消。但大量的郵件數(shù)據(jù)是重復的，無序保存是一種巨大的浪費，這就需要能大量去除重復數(shù)據(jù)、有效節(jié)省存儲空間的專業(yè)的郵件歸檔產(chǎn)品來解決郵件存儲成本的問題。好的郵件歸檔系統(tǒng)可以支持動態(tài)的存儲資源的擴展，一步到位不需要花很多錢，可以隨著企業(yè)的規(guī)模擴展逐步增加存儲資源即可，能極大節(jié)省企業(yè)前期的投入成本。

從企業(yè)法律法規(guī)遵從角度來看。

郵件歸檔的最初需求來源于法律法規(guī)的強制要求，這是郵件歸檔產(chǎn)品誕生的最初原因，也是企業(yè)部署郵件歸檔產(chǎn)品的最原始的動因。郵件歸檔可以完整保存企業(yè)郵件數(shù)據(jù)，在企業(yè)需要的時候隨時舉證，無疑可以降低法律訴訟風險和成本，也為企業(yè)的經(jīng)營活動提供必要的法規(guī)遵從合規(guī)的保證。 

從以上原因分析，郵件歸檔對國內(nèi)企業(yè)來說即是自身需要，也是法律法規(guī)遵從的必要管理工具，已經(jīng)引起企業(yè)的普遍重視。