郵件歸檔是指對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數據的應用，是對數據進行有效的遷移和管理，實現數據的高度集成化，中心化，并可實現實時監(jiān)測等功能。

郵件備份其實是指數據副本，如果原有的郵件因損壞或者誤刪等操作而丟失了，可以啟用備份的數據進行恢復，備份的目的主要是用于保護正在使用的數據。

一個是用于審計，一個是用于恢復，是不同的概念和功能。如果把郵件歸檔比作錄像機，那郵件備份就是照相機，照相機的復制是不連續(xù)的，存在著時間差，而錄像機對數據的復制是連續(xù)的，及時的。

以下是從具體幾個方面來分析郵件歸檔技術優(yōu)于傳統(tǒng)備份技術：

1、數據保存速度不一樣。

郵件歸檔是對郵件數據流進行復制和記錄，郵件數據同步收集歸檔，郵件收發(fā)完成，歸檔也同時完成，真正實現所有郵件（包括本域內部互通郵件）的全部歸檔，此技術不會產生“時間差”問題，杜絕了可能出現的信息丟失、原始數據被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數據缺失，也真正解決電子舉證時證據資料的完整性和通信過程的可追溯性。

而傳統(tǒng)備份是在郵件產生后對郵件進行備份或先備份后發(fā)至郵件服務器，這兩種技術都不是實時的，存在著存檔的時間差，不能保證郵件數據的完整性和真實性。

2、數據的完整性不一樣。

郵件歸檔是無縫式串聯(lián)于郵件服務器前端，真正實現所有郵件（包括本域內部互通郵件）的全歸檔。而傳統(tǒng)備份由于其備份技術產生時間差，且某些技術不能對本域內部互通郵件備份，因此不能保證數據的完整性。

3、系統(tǒng)兼容性不一樣。

郵件歸檔是軟硬件一體化設備，實現全品牌、全版本郵件系統(tǒng)支持，不存在系統(tǒng)的兼容性問題。傳統(tǒng)備份技術對郵件服務器的依賴性強，系統(tǒng)兼容性差。

4、法規(guī)遵從度不一樣。

郵件歸檔系統(tǒng)可全面遵從國內外各項相關政策和法規(guī)中關于郵件數據管理規(guī)范的要求，保障長期有效地對郵件數據進行安全保護、查詢調閱、使電子郵件在企業(yè)機構中的應用合理合法。 

5、特定郵件的查詢和恢復不一樣。

郵件歸檔系統(tǒng)構建了完善的數據管理機制，提供高效的多條件復合郵件查詢功能，歷史郵件迅速精準定位，即時調閱。健全的個性化郵件恢復機制，讓用戶輕松找回自己遺失郵件和重要信息。細粒度歸檔策略設置、嚴格的權限劃分體系和統(tǒng)一身份認證功能，有效保證了郵件數據的私密性。

如果企業(yè)把郵件歸檔系統(tǒng)集成到郵件系統(tǒng)中快速運用起來，不但方便管理，還節(jié)約人力、物力和財力，讓企業(yè)得到最好的保障以及便利運作。