郵件歸檔是指對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是對數(shù)據(jù)進行有效的遷移和管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度集成化，中心化，并可實現(xiàn)實時監(jiān)測等功能。

郵件備份其實是指數(shù)據(jù)副本，如果原有的郵件因損壞或者誤刪等操作而丟失了，可以啟用備份的數(shù)據(jù)進行恢復(fù)，備份的目的主要是用于保護正在使用的數(shù)據(jù)。

一個是用于審計，一個是用于恢復(fù)，是不同的概念和功能。如果把郵件歸檔比作錄像機，那郵件備份就是照相機，照相機的復(fù)制是不連續(xù)的，存在著時間差，而錄像機對數(shù)據(jù)的復(fù)制是連續(xù)的，及時的。

以下是從具體幾個方面來分析郵件歸檔技術(shù)優(yōu)于傳統(tǒng)備份技術(shù)：

1、數(shù)據(jù)保存速度不一樣。

郵件歸檔是對郵件數(shù)據(jù)流進行復(fù)制和記錄，郵件數(shù)據(jù)同步收集歸檔，郵件收發(fā)完成，歸檔也同時完成，真正實現(xiàn)所有郵件（包括本域內(nèi)部互通郵件）的全部歸檔，此技術(shù)不會產(chǎn)生“時間差”問題，杜絕了可能出現(xiàn)的信息丟失、原始數(shù)據(jù)被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數(shù)據(jù)缺失，也真正解決電子舉證時證據(jù)資料的完整性和通信過程的可追溯性。

而傳統(tǒng)備份是在郵件產(chǎn)生后對郵件進行備份或先備份后發(fā)至郵件服務(wù)器，這兩種技術(shù)都不是實時的，存在著存檔的時間差，不能保證郵件數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

2、數(shù)據(jù)的完整性不一樣。

郵件歸檔是無縫式串聯(lián)于郵件服務(wù)器前端，真正實現(xiàn)所有郵件（包括本域內(nèi)部互通郵件）的全歸檔。而傳統(tǒng)備份由于其備份技術(shù)產(chǎn)生時間差，且某些技術(shù)不能對本域內(nèi)部互通郵件備份，因此不能保證數(shù)據(jù)的完整性。

3、系統(tǒng)兼容性不一樣。

郵件歸檔是軟硬件一體化設(shè)備，實現(xiàn)全品牌、全版本郵件系統(tǒng)支持，不存在系統(tǒng)的兼容性問題。傳統(tǒng)備份技術(shù)對郵件服務(wù)器的依賴性強，系統(tǒng)兼容性差。

4、法規(guī)遵從度不一樣。

郵件歸檔系統(tǒng)可全面遵從國內(nèi)外各項相關(guān)政策和法規(guī)中關(guān)于郵件數(shù)據(jù)管理規(guī)范的要求，保障長期有效地對郵件數(shù)據(jù)進行安全保護、查詢調(diào)閱、使電子郵件在企業(yè)機構(gòu)中的應(yīng)用合理合法。 

5、特定郵件的查詢和恢復(fù)不一樣。

郵件歸檔系統(tǒng)構(gòu)建了完善的數(shù)據(jù)管理機制，提供高效的多條件復(fù)合郵件查詢功能，歷史郵件迅速精準定位，即時調(diào)閱。健全的個性化郵件恢復(fù)機制，讓用戶輕松找回自己遺失郵件和重要信息。細粒度歸檔策略設(shè)置、嚴格的權(quán)限劃分體系和統(tǒng)一身份認證功能，有效保證了郵件數(shù)據(jù)的私密性。

如果企業(yè)把郵件歸檔系統(tǒng)集成到郵件系統(tǒng)中快速運用起來，不但方便管理，還節(jié)約人力、物力和財力，讓企業(yè)得到最好的保障以及便利運作。